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Scrum y equipos de diseño

Autor: Jose Pablo Trejos
Tiempo de lectura: 7 minutos

 

¿Qué relación hay entre Scrum y los pasteles? 🤔 El resultado de esta combinación es mejor de lo que podríamos imaginar por eso en este artículo hablaremos sobre la importancia de la buena gestión de los equipos de desarrollo y su versatilidad cuando de diseñadores se trata.

 

Scrum -a grandes rasgos- propone una forma de planificar proyectos enfocada en el lanzamiento de un Producto Mínimo Viable acompañado de una filosofía de mejora incremental e iterativa, esto dentro del marco de la agilidad presenta muchos beneficios como la obtención de resultados en menor tiempo, tener una capacidad de reacción superior y una mayor eficiencia, por mencionar algunos.

 

También se realiza una distribución de roles donde el equipo de desarrollo tiene un papel protagónico ya que son los encargados de generar valor para el proyecto y en este artículo nos enfocaremos en aspectos directamente relacionados con el equipo de desarrollo.

 

Generalidades de Scrum

“Jugar al fútbol es muy simple, pero jugar un fútbol simple es la cosa más difícil que existe” Johan Cruyff.

 

¿Cómo una frase sobre el fútbol aplica para Scrum? Para nuestros efectos y haciendo una adaptación podemos relacionarla con algo así; entender Scrum es muy fácil, hacer buen Scrum es difícil. Se podría decir que, al igual que al fútbol, es fácil entender la teoría, pero para dominar la práctica se requiere dedicación y esfuerzo en cada tarea que se lleva a cabo.

 

Es importante entender Scrum como una herramienta o framework dentro del cual tenemos cierta libertad, esto nos permite flexibilizar su implementación dependiendo del escenario real de una empresa. De esta forma se tiene un mayor control sobre la propuesta de planificación para un proyecto nuevo.

 

Un pilar para los equipos de desarrollo es la auto organización ya que le otorga la libertad necesaria para planificar el trabajo que se requiere elaborar, también se trata de implementar una mentalidad que entienda el fallo como un aprendizaje ya que el factor humano siempre trae consigo la probabilidad de errar.

 

Como lo dijo Voltaire en su cita “Lo perfecto es enemigo de lo bueno” haciendo referencia a que es mejor un buen resultado en un tiempo razonable que buscar la perfección en un tiempo excesivo. Esta frase debe ser constante durante el desarrollo de cualquier proyecto ya que una salida a mercado tardía podría significar un rezago sensible en temas de competitividad.

 

Equipos “rebanada de pastel”

 

Scrum 1

 

El término rebanada de pastel se enfoca en la forma en que se entrega valor al finalizar cada sprint, imaginemos que el pastel está compuesto por un bizcocho de chocolate, una capa de dulce de leche, un bizcocho de vainilla y una capa de lustre, ahora imaginemos que cada capa representa el aporte de un área de conocimiento distinta, en el caso del desarrollo de un producto como un juego de sala podríamos encontrar, por ejemplo, que participan  diseñadores industriales, ingenieros forestales, ebanistas y diseñadores textiles y su aporte al proyecto corresponde a una capa del pastel respectivamente, veríamos esta relación:

 

      • Diseño industrial = Bizcocho de chocolate
      • Ingeniería forestal = Dulce de leche
      • Ebanista = Bizcocho de vainilla
      • Diseño textil = Lustre

 

El aporte combinado nos dará como resultado al final del sprint una rebanada de pastel de calidad que se puede consumir o presentar ante un cliente, es decir, tenemos un producto incremental que aporta valor al proyecto. En el caso contrario, que solo se trabaje la parte de diseño textil, obtendremos solo lustre, que si bien es cierto puede significar un avance en el proyecto, no es un producto incremental ni apto para entregar valor por si solo al proyecto como tal.

 

Los equipos rebanada de pastel se caracterizan por la variedad de profesiones o conocimientos que representan sus integrantes, esto favorece que se pueda coordinar el trabajo en etapas donde el entendimiento entre distintas partes es fundamental para un buen desarrollo del proyecto.

 

Existen algunas recomendaciones para la conformación de estos equipos de desarrollo, pero es importante hacer la adaptación según la situación de cada caso.

 

El primer aspecto por mencionar es la conformación de equipos multidisciplinares, esto debido a que enriquece el proceso de innovación y los distintos puntos de vista desde los cuales se pueden abordar los problemas que se plantean resolver.

 

El siguiente punto por valorar es el tamaño del equipo, la guía de Scrum sugiere máximo equipos de 9 personas aproximadamente, sin embargo, es una decisión que depende de varios factores como la tarea por completar o incluso la capacidad de la empresa, pero ¿Cuál es el número perfecto? Jeff Bezos menciona que para una reunión el número de asistentes debería ser igual a la cantidad de personas que puedan comer de dos pizzas familiares, este pensamiento nace a raíz de que reuniones con gran cantidad de participantes se tornan poco productivas y es que en equipos numerosos sucede similar, hay personas que se esconden entre el grupo por lo que el aporte medio de valor se viene abajo, esto es conocido como “social loafing”.

 

Está claro que la complejidad de un equipo crece conforme aumenta su tamaño y para efectos de agilidad lo ideal sería disminuir cualquier fricción que pueda influir en el desarrollo del proyecto.

 

Pero… ¿Cómo se combina el trabajo de UX con la parte de desarrollo?

Los equipos rebanada de pastel son los que quisiéramos conformar en la mayoría de los proyectos por los beneficios que presentan y la dinámica que permiten, pero en ocasiones no son fáciles de coordinar por ejemplo la situación del diseño UX, en la mayoría de los casos las etapas previas de investigación y empatía sirven de insumo para el equipo de desarrollo ya sea tangible en las pantallas por desarrollar, como apartado técnico que se debe contemplar o cualquier información que nutra el proyecto. Pero ¿Cómo un equipo conformado por desarrolladores y diseñadores puede existir sin depender uno del otro? Pues bueno la respuesta no es fácil e inclusive existen varias formas de abordar esta situación, para empezar, debemos entender que Scrum nos da la libertad para abordar el tema según el contexto de nuestro proyecto o empresa por lo que es necesario hacer una pausa para plantear una estrategia que de verdad aporte valor a la organización.

 

Sprint por delante

Sprint Scrum

 

La asincronía entre diseño UX y desarrollo, poniendo al diseño algunos sprints por delante para que se pueda coordinar el trabajo con insumo terminado, si bien es cierto que aún hace mucha referencia al estilo de cascada se trata de traslapar fases y mantener una comunicación total entre los miembros del equipo o entre equipos si fuese el caso de que exista un equipo de diseño que proporcione insumo a varios proyectos al mismo tiempo. En este esquema un inconveniente es que si se dedica un equipo de diseño a muchos proyectos se puede volver tedioso el manejo entre equipos y entorpecer el flujo, además la participación en las ceremonias o revisiones se vuelve compleja. En caso de ser a menor escala, a pesar de las características dependientes, se puede coordinar un trabajo fluido y constante haciendo prácticamente indetectable el delay entre las partes. Además, la colaboración entre los miembros del equipo se podría dar activamente.

 

UX como insumo

Scrum 3

 

Una opción que se suele utilizar es incorporar el diseño UX como un insumo aportado desde la recopilación de información con los stakeholders y mantener la participación de los diseñadores como si fueran uno de ellos, pero el principal inconveniente es la participación dentro del proyecto ya que no se da de manera activa y en etapas tempranas, además se tendría que generar por completo el insumo de diseño para facilitar al equipo de desarrollo, de manera contraria a la opción anterior donde se puede generar insumo constantemente.

 

Equipo polivalente

Scrum 4

 

Una solución más holística es considerar el UX como una buena práctica que puede otorgar un producto de mayor calidad y no como un rol o una persona lo que haría que el peso de UX recaiga sobre todos los miembros del equipo, involucrando inclusive en etapas de investigación y empatía a desarrolladores acompañados de alguien más capacitado en la materia, otorgando al equipo de una multifuncionalidad de la cual se podría sacar provecho, por ejemplo si en pruebas de navegación un programador puede ver cual es el comportamiento de un usuario al usar un producto pues puede ser más esclarecedor que verlo desde una bitácora o resumen. Esto por supuesto implicaría la capacitación ya sea de programadores en temas de UX o de un diseñador en temas de programación lo cuál podría provocar que exista un equipo que sepa de muchos temas, pero no sepa mucho de un tema.

 

Estas son tres posibles soluciones para un mismo problema, de nada vale hacer caso a ojos cerrados a una teoría si en la práctica no se tiene la capacidad para entender el entorno y proporcionar una adaptación adecuada.

 

Por eso lo importante de entender es cómo distintas soluciones pueden facilitar una estrategia que nos ayude a planificar mejor la ruta durante un proyecto y a pesar de ser tan distintas pueden ser consideradas dentro del marco de la agilidad, lo beneficioso de estas formas de trabajo es la versatilidad que proporcionan para solucionar temas de orden y organización.

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