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5 síntomas de una organización que padece la cultura de “estar ocupado”

Autor: J. González
Tiempo de lectura: 6 minutos
La organización Ocupada

Es natural creer que, si se trabaja más horas, tendrá un mayor impacto en la organización. En mis primeros trabajos en una ocasión teníamos que trabajar hasta 20 horas diarias incluyendo sábados y domingos. Claro, el proyecto estaba atrasado y ya habíamos pasado la fecha de entrega. Trabajamos tanto que no avanzábamos. Aunque parezca contradictorio, no habíamos comprendido claramente el objetivo, ni la tecnología que estábamos usando, ni como trabajar en equipo. Fueron días oscuros y probablemente la mayoría ha pasado por épocas similares, incluyendo cuando había que entregar proyectos de en la universidad y las famosas “palmadas”.

 

Lo increíble es que las organizaciones actualmente padecen de este mismo problema. Tienen a un grupo de personas, todas trabajando a su máxima capacidad, pagando o compensando horas extra y el valor para la organización y los clientes es mínimo o en algunos casos nulo.

Las personas se admiran y compiten por ver quien tiene la agenda más ocupada. Si tienes espacio en la agenda seguro no eres tan productivo. Si no pasas el día trabajando en algo urgente parece que no eres necesario y aportas poco valor a la organización.

 

Si se identifica o identifica esta cultura en su organización, tiene que saber que no son los únicos. Esa es la realidad en muchas, por no decir todas las organizaciones. A esta disfunción se le conoce como la cultura de estar ocupado (“busy culture”).

 

Si tiene dudas o quiere confirmar si su organización padece de este mal, entonces recorra los siguientes síntomas. Si se identifica con más de uno es muy probable que la padezca. No hay curas fáciles, pero con cada síntoma le damos algunas estrategias que puede ayudarle.

 

Los Síntomas
La agenda llena

 

Overbooked businesswoman

 

Si usted o la mayoría de los colaboradores de la organización siempre tienen sus agendas llenas de reuniones, tienen que sacar horas extra para poder responder correos o hacer informes, ya ha identificado un primer síntoma. Normalmente muchas de estas actividades, especialmente las reuniones, agregan poco valor. No hay objetivos claros, no se llega a un entregable o decisión importante. Coloquialmente le decimos a este síntoma “reunionitis”.

 

Una estrategia para mitigar o eliminar este problema es establecer claramente sus objetivos y compararlos con los objetivos de las sesiones. Si usted o su equipo tiene claro los objetivos que debe cumplir esto le permitirá identificar cuales reuniones son importantes y cuáles no.

 

Establezca periodos de tiempo para su trabajo individual y de equipo de tal forma que siempre tenga espacio para las labores importantes. Respete esta calendarización y luego acepte solo reuniones importantes en los espacios restantes.

 

Lo Urgente

Young man running late for his meeting

 

A todos nos gusta sentirnos productivos y no hay nada más productivo que solucionar problemas urgentes. Si no hay problemas urgentes que solucionar, no hay héroes y el sentido de logro es bajo. Por eso nos gusta tanto estar en este estado, o como lo identifica Covey(cita a 7 hábitos de las personas altamente efectivas) en el cuadrante I, urgente e importante.

 

Pero no podemos vivir en este cuadrante, las organizaciones no pueden vivir en este cuadrante y decirle simplemente el día a día. Si no hay espacio para las actividades importantes y no urgentes estamos condenados a trabajar mucho y generar poco valor.

 

Empiece entendiendo las causas que hacen que usted o su organización estén siempre en este estado de urgencia. Identifique la principal y haga un plan para mitigar o eliminar esta causa. Repita hasta lograr tener un espacio adecuado para las tareas importantes y estratégicas. Inicie un ciclo de mejora continua y poco a poco verá resultados de valor.

 

Siempre Si

Yes Concept

 

Uno de los factores que nos hace personas ocupadas, pero poco productivas es que nunca decimos que no. Ya conocen el dicho, cuando todo es importante, nada es importante. Si cada llamada hay que atenderla inmediatamente, si cada consulta hay que resolverla inmediatamente interrupción, si estando en una sesión las personas están contestando chats, etc. Significa que todo es importante y por lo tanto no podemos dejar de hacerlo. Al mismo tiempo no nos percatamos que por hacer algo igualmente estamos dejando de hacer algo más. Estamos haciendo priorización tras priorización sin darnos cuenta. El problema no radica en cambiar las prioridades, radica en que estos cambios los hacemos sin ninguna base, sin entender el valor de lo que estamos haciendo versus lo que nos interrumpe.

 

Primero debemos tener claro qué actividad o tarea es más valiosa para nosotros. Cual es nuestro principal objetivo del día, por ejemplo. Luego tenemos que aprender a decir no. Si se trabaja en una tarea y se conoce su valor, las personas podrían fácilmente decidir cuando puede decir no a otras peticiones o interrupciones.

 

Presión Negativa

A Sad looking man is working on desk

 

Cuando la cultura de estar ocupados está muy arraigada en la organización se crea una presión negativa que hace que las mismas personas se presionen por estar en ese estado. Si alguien ingresa a la organización, es una persona ordenada y efectiva, comenzará a notar que las demás personas tienen sus agendas llenas, se quedan todos los días una o dos horas adicionales y la hora de salida normal nunca es respetada. Si la organización valora a las personas por ese tipo de comportamientos y no por cumplir sus objetivos, es probable que decida cambiar y adaptarse, proyectando también una imagen de ocupada, con mucho trabajo.

 

En estas organizaciones las mismas personas hacen que se vea mal salir a la hora normal o mostrarse poco ocupado, por ejemplo, siempre en la estación de trabajo.

 

Este cambio es más difícil y la mejor opción es que los líderes de la organización empiecen cambiando ellos esos hábitos. Incorporar un sistema de evaluación basado en objetivos y no en reporte de horas y tareas sería el objetivo principal.

 

Las Vacaciones

Businessman working while on vacation

 

Una vez conocí a una persona en una organización que tenía tantos días de vacaciones acumulados y que seguían acumulándose que todos sus viernes eran libres y tenía que seguir esta práctica por al menos tres años. ¡Que envidia!

 

Cuando las personas están muy ocupadas normalmente se siente que son indispensables en la organización y por lo tanto es difícil que puedan tomarse tiempo de vacaciones. Si a esto le sumamos algunas compensaciones por horas extras, el número puede crecer rápidamente en dos o tres años. También vemos personas que estando de vacaciones siguen enviando correos y chats.

 

Este síntoma a veces se disfraza porque las organizaciones tienen controles sobre la cantidad de vacaciones acumuladas y obligan a mantener un máximo. Al menos algunas.

¡Inclusive en algunas organizaciones he visto a las personas competir por quien tiene más vacaciones acumuladas!

 

Obviamente en este caso la solución no está relacionada con la cantidad de vacaciones en sí, si no, con el hecho de que las personas deben saber que parte de hacer bien un trabajo es que la organización no dependa de ellos. Nuevamente el trabajar por objetivos, en equipo y compartir conocimiento son claves para que la organización pueda cumplir sus objetivos y las personas puedan tomar sus vacaciones y disfrutar del tiempo de descanso merecido.

 

Conclusión

La cultura de “estar ocupados” es como un mal crónico. Tal vez la organización no se va a morir por ella o al menos no inmediatamente. Pero siempre representará un desgaste y un obstáculo para alcanzar los objetivos propuestos. Es como tener una pequeña fuga en una cañería. No parece un costo importante excepto que veamos el total acumulado en el tiempo.

 

Hace del trabajo de las personas menos satisfactorio e inclusive lleva a estados de cansancio y desmotivación.

 

No permita que esta cultura se establezca en su organización y sí reconoció algunos de estos síntomas, no dude en tomar acciones lo antes posible.

 

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